s'installer secrétaire indépendante

S’installer secrétaire indépendante

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S’installer secrétaire indépendante ou télésecrétaire : comment faire ? Comment exercer le métier de secrétaire à la demande ? Peut-on travailler sans diplôme ?

Une secrétaire indépendante (ou secrétaire à domicile) est une personne qui propose d’intervenir sur des tâches administratives auprès des particuliers ou des professionnels : artisans, commerçants, professions libérales, associations, comités d’entreprise, cabinets de médecins, agriculteurs, etc, dans le but de les soulager d’une partie de leurs tâches.

Le marché du secrétariat indépendant se porte bien et est en progression. On remarquera deux tendances fortes :

  • le développement des services à la personne (notamment pour les particuliers),
  • le succès de la sous-traitance ou “externalisation” des activités non stratégiques (concerne les entreprises).

L’e-secrétariat, exercé à distance, est en outre un métier qui connaît encore un potentiel sous-exploité, notamment auprès des artisans et des professions libérales.

Voyons comment s’installer secrétaire indépendante.

S’installer secrétaire indépendante : le métier et la réglementation.

En France, la profession de secrétaire indépendante (ou secrétaire à domicile) n’est pas réglementée, ce qui signifie qu’il est possible d’exercer sans diplôme. Il est toutefois conseillé de justifier d’une expérience, de références ou de diplômes adaptés pour être crédible et rassurer les clients (par exemple en comptabilité).

Les secrétaires indépendantes proposent principalement les prestations suivantes :

  • pour les particuliers :
    • démarches administratives,
    • suivi de dossier administratif,
    • classement,
    • rappel d’échéances,
    • gestion de budget,
    • rédaction de lettres,
    • accompagnement pour les démarches bancaires,
    • démarches téléphoniques,
  • pour les professionnels :
    • démarches vis-à-vis des tiers : clients, fournisseurs, administration, associés, employés,
    • rédaction de documents ou de courriers, saisie, élaboration de tableaux,
    • rangement, classement,
    • saisie comptable simple,
    • courriers, photocopies, numérisations, relances,
    • devis, factures, suivi de livraisons, commandes,
    • assistance pour des événements marketing ou communication (location de salle, choix d’un traiteur, organisation des déplacements),
    • e-mailing,
    • préparation de documents de communication interne ou externe,
    • mise à jour de sites internet,
    • etc.

Remarque : les secrétaires indépendantes n’ont pas le droit de décider des imputations comptables pour le compte de leurs clients. Elles n’ont pas le droit non plus d’établir les comptes annuels, ni de les réviser, cette tâche étant réservée exclusivement aux experts-comptables. 

Facturation et tarifs.

Les tarifs de secrétaire indépendante se pratiquent à l’heure passée ou à la tâche, par exemple :

  • 35 à 45 € l’heure (des tarifs dégressifs peuvent être prévus en fonction du temps passé),
  • 150 € à 250 € la journée,
  • 5 € la page (saisie Word),
  • 8 € le tableau Excel,
  • 2 € la relance impayé,
  • 7 € l’établissement d’un devis.

Des frais de déplacement sont aussi à prévoir, sauf si les prestations se font à distance. On peut par exemple pratique 0,45 € du km parcouru au-delà d’un déplacement de 10 km.

S’installer secrétaire indépendante : la déduction fiscale.

En tant que prestataire de services à la personne, la secrétaire indépendante à domicile peut faire bénéficier ses clients particuliers d’une réduction d’impôt (ou crédit d’impôt) jusqu’à 50%. La secrétaire indépendante à domicile devra pour cela effectuer une simple déclaration de Services à la Personne en ligne (cliquez pour accéder au service de déclaration en ligne).

A noter que cette réduction d’impôt ne concerne que la clientèle des particuliers.

Qualités et facteurs de réussite pour s’installer secrétaire indépendante.

Le succès d’une activité de secrétaire indépendante repose essentiellement sur sa capacité à démarcher pour trouver des clients. Il faudra pour cela démarcher physiquement et par téléphone un maximum de clients potentiels, sans se décourager. Le démarchage sans contact réel sera dans la plupart des cas inefficace.

Il conviendra aussi de créer une brochure de qualité présentant les prestations et les tarifs, plutôt qu’un flyer qui pourrait s’avérer décevant en termes de retours.

Les autres facteurs clés de succès pour une activité de secrétaire indépendante sont les suivants :

  • la capacité à organiser son temps,
  • la capacité à pratiquer des tarifs suffisamment élevés pour pouvoir vivre de l’activité,
  • la capacité à fidéliser ses clients en leur proposant régulièrement des prestations nouvelles,
  • la capacité à enclencher le bouche-à-oreilles.

La rentabilité du métier de secrétaire indépendante.

Partons d’un tarif moyen faible de secrétariat de 30 € de l’heure, l’objectif étant de se rémunérer à hauteur de 2000 € net par mois.

Si l’on prend une hypothèse de charges fixes de 800 € par mois (essence, déplacements, assurance, CFE, cotisations sociales URSSAF, fournitures diverses et frais de publicité-communication), il faudra donc générer un chiffre d’affaires de 2800 € par mois pour se rémunérer et faire face à toutes les dépenses.

Cela représente 93 heures facturées par mois (2800 € / 30 € de l’heure), soit 23 heures de travail par semaine.

Quel statut juridique pour s’installer secrétaire indépendante ?

L’activité de secrétaire indépendante étant de nature libérale, l’enregistrement de l’entreprise se fera auprès du centre de formalité des entreprises (CFE) de l’URSSAF.

Remarque : La dénomination « Service de secrétaires indépendantes » proposée par le centre de formalités des entreprises est classée en artisanat. Mais si vous souhaitez rester en libéral, l’activité « conseil aux entreprises » pourra être préférée, sous réserve qu’elle corresponde au contenu réel des services proposés.

Une secrétaire indépendante à domicile peut envisager les différents statuts juridiques suivants pour s’installer :

  • La micro-entreprise (ex régime auto-entrepreneur) : c’est un statut très simplifié et bien adapté pour un démarrage,
  • L’entreprise individuelle en nom propre (EI) : c’est un statut qui peut réserver quelques surprises en terme de paiement des cotisations sociales ; en effet, ces dernières étant calculées sur les bénéfices, elles sont susceptibles de varier fortement d’une année à l’autre,
  • L’EIRL : même remarque que pour l’EI. Toutefois, l’EIRL permet de protéger son patrimoine personnel mieux qu’en EI (pas forcément utile pour une activité de secrétaire indépendante),
  • L’EURL (SARL à associé unique) : c’est un statut bien adapté. Le gérant/gérante détermine lui-même sa rémunération, qui sert de base au calcul des charges sociales,
  • La SASU : c’est le régime juridique le mieux adapté si vous voulez être être société unipersonnelle.

Enfin deux statuts alternatifs à l’entreprise privée peuvent aussi être envisagés :

  • Le statut d’entrepreneur-salarié en coopérative d’activité et d’emploi permet d’être indépendant tout en bénéficiant du statut de salarié : c’est un statut bien adapté pour un démarrage sans risque,
  • Le chèque emploi service universel (CESU) : c’est un statut adapté, mais exclusivement s’il s’agit d’intervenir au domicile de particuliers.

Les étapes pour s’installer secrétaire indépendante.

Voici les principales étapes pour vous installer secrétaire indépendante :

  1. Formez-vous,
  2. Faites une étude de marché,
  3. Rédigez un business plan,
  4. Achetez le matériel nécessaire à votre activité (véhicule, ordinateur…),
  5. Choisissez votre statut juridique et enregistrez-vous (URSSAF),
  6. Lancez la communication et l’activité, trouvez des clients.

Des outils Excel pour les secrétaires indépendantes (gratuit).

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