Logiciel de facturation gratuit Excel : voici un outil très simple pour établir vos devis et factures, à télécharger sans inscription, en un clic.
NOUVEAU 2024 : le logiciel gère désormais les adresses de livraison et les lettres de relance
Comment établir ses factures simplement sur Excel, tout en gérant la TVA, les clients, les produits, les prix, les quantités et les réductions éventuelles ?
Voici la réponse, élaborée par des chefs d’entreprise en collaboration avec des experts d’Excel.
Cet article présente un logiciel de facturation Excel sur mesure, gratuit, simple d’utilisation, valable pour tout type d’activité.
Profitez maintenant de ce programme de facturation Excel !
Voici donc une présentation de ce logiciel de facturation gratuit sous Excel.
Logiciel de facturation gratuit Excel : comment ça marche ?
La plupart des petites activités nécessitent de pouvoir facturer leurs clients simplement, sans pour autant faire l’acquisition de logiciels de facturation nébuleux et coûteux.
Le logiciel de facturation gratuit sous Excel que nous proposons permet de gérer facilement et d’un seul coup d’œil les différentes données nécessaires à la facturation : fichier client, table des produits et des prix, factures, devis, et enfin suivi du chiffre d’affaires.
C’est simple et efficace !
Peut-on facturer sur Excel ?
Contrairement à une idée reçue, il n’est pas interdit de facturer sur Excel. Seules les activités utilisant un logiciel de caisse (commerces, restaurants…) doivent avoir un dispositif de facturation spécifique et agréé.
Logiciel de facturation gratuit Excel : pour quel type d’entreprise ?
Le logiciel de facturation Excel à télécharger plus bas convient pour tous les types d’entreprise :
- auto-entreprise ou micro-entreprise,
- entreprise individuelle au réel,
- SARL, EURL,
- SAS, SASU,
- etc.
Le logiciel permet de gérer ou non la TVA, selon votre statut.
Logiciel de facturation gratuit Excel : téléchargez-le
Cliquez ci-après pour télécharger le logiciel de facturation gratuit Excel, c’est sans inscription et gratuit :
1) VERSION POUR LA VENTE DE PRODUITS STANDARDISES :
2) VERSION POUR LA VENTE DE SERVICES, ACTIVITES LIBERALES, AUTRES PRESTATIONS, PRODUITS NON STANDARDS :
3) VERSION POUR LES ARTISANS :
Ces logiciels sont utilisables que vous soyez en France, en Belgique, en Suisse, en Algérie, au Maroc, en Tunisie, en Afrique ou au Québec.
Avant d’utiliser le logiciel, lisez bien ce qui suit.
Comment utiliser le logiciel de facturation Excel ?
L’outil comporte plusieurs onglets à compléter, à visualiser ou à imprimer. A noter que seules les parties en bleu peuvent être complétées.
Entrons dans les détails.
1) Logiciel de facturation gratuit Excel : l’onglet « Vos données »
Saisissez ici, une fois pour toutes, les données concernant votre activité : dénomination, adresse, numéro d’enregistrement, moyens de règlement utilisés par vos clients, etc.
Saisissez aussi les différents taux de TVA en vigueur dans votre pays.
Enfin, indiquez si vous êtes oui ou non soumis à la TVA (à noter que la plupart des micro-entreprises et auto-entreprises n’y sont pas soumises).
2) L’onglet « Base clients »
Il s’agit de votre fichier client. Saisissez ici les dénominations et coordonnées de vos clients, à la suite.
Chaque client se voit affecter un numéro d’ordre (première colonne, fixe). Ce numéro sera important pour la suite car il figurera sur les factures.
N’hésitez pas à utiliser ce fichier client pour vos campagnes de communication, e-mailings, envois de courriers…
Remplissez cet onglet avec soin !
3) L’onglet « Base produits » du logiciel de facturation gratuit Excel
Saisissez ici la liste des produits et services que vous commercialisez, ainsi éventuellement que le taux de TVA correspondant.
Si vous vendez toujours les mêmes types de produits ou de services, vous n’aurez pas besoin de revenir ici très souvent. A l’inverse, si vos produits sont sur mesure, vous aurez besoin de rajouter des références régulièrement, ce qui complexifiera votre travail.
Saisissez aussi les prestations annexes : frais de port, frais de préparation de commande, etc.
Remplissez aussi la colonne « coût d’achat du produit » si vous souhaitez connaître vos taux de marge.
4) Programme de facturation Excel : onglet « Base facturation »
Nous arrivons à la partie essentielle du logiciel de facturation gratuit Excel. Vous pourrez saisir ici vos devis et vos factures.
Établir un devis simplement
Vous pouvez établir un devis en remplissant la première colonne de l’onglet.
Commencez par sélectionner le numéro du client concerné. Bien sûr, les coordonnées du client (ou du prospect) doivent avoir été saisies au préalable dans l’onglet « Base clients ».
Puis saisissez les dates de facture et d’échéance, le moyen de règlement envisagé ainsi que les quantités.
Votre devis sera visible et imprimable dans l’onglet devis.
A noter qu’il n’est pas possible de conserver la trace des devis précédents : pour établir un nouveau devis, il faut saisir par-dessus les données déjà inscrites dans cette première colonne. Il n’est pas non plus possible de transformer automatiquement un devis en facture.
N’hésitez pas à transformer vos devis en pdf pour les conserver sur votre ordinateur !
Établir une facture
Toujours dans l’onglet « Base facturation », saisissez les données de vos factures. Chaque colonne correspond à une facture, à laquelle est attribuée un numéro unique : F00001, F00002, etc.
Commencez par sélectionner le numéro du client que vous voulez facturer. Bien entendu, les coordonnées du client devront avoir été saisies au préalable dans l’onglet « Base clients ».
Saisissez ensuite les différentes informations demandées : dates, réductions et quantités de produits ou services rendus.
Votre facture sera visible et imprimable dans l’onglet facture, en sélectionnant le numéro de facture concerné.
A noter que les données de toutes vos factures sont conservées indéfiniment dans cette base de données. Il est donc possible de retrouver une facture à tout moment.
5) L’onglet « Facture »
Visualisez ici la facture que vous souhaitez, en sélectionnant son numéro dans la liste déroulante, en haut à droite.
N’hésitez pas à l’imprimer ou à la transformer en pdf !
6) Logiciel de facturation gratuit Excel : l’onglet « Devis »
Visualisez ici le devis que vous avez saisi dans la première colonne de l’onglet « Base facturation ».
N’hésitez pas à l’imprimer ou à le transformer en pdf pour l’archiver.
7) L’onglet Suivi des paiements
Cet onglet vous permet de visualiser toutes vos factures, avec l’apparition d’alertes en rouge pour celles dont la date d’échéance est dépassée. Vous pourrez indiquer dans les cellules bleues si le paiement a été reçu ainsi que les dates de vos relances.
8) Logiciel de facturation gratuit Excel : l’onglet Lettre de relance
Saisissez le numéro de la facture impayée et obtenez instantanément votre lettre de relance à imprimer ou à transformer en pdf.
9) L’onglet « Chiffre d’affaires »
Visualisez ici le chiffre d’affaires mois par mois en fonction des données que vous avez saisies dans l’onglet « Base facturation ».
Logiciel de facturation gratuit Excel : et l’année suivante ?
Nous vous conseillons de re-télécharger un logiciel de facturation Excel vierge chaque début d’année, pour repartir sur une base propre.
D’autres outils Excel gratuits à télécharger :
Voici quelques outils incontournables pour la gestion de votre petite entreprise au quotidien :
- Un tableau de suivi des recettes et dépenses (obligatoire en micro-entreprise !)
- Un budget de trésorerie Excel gratuit
- Un business plan exemple Excel gratuit
- Un tableau de suivi commercial Excel gratuit
A vous de jouer !
