Modèle note de frais association Excel

Modèle note de frais association Excel

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Modèle note de frais association Excel : voici un exemple de fiche pour le remboursement de vos dépenses. Idéal pour votre comptabilité associative !

Vous êtes bénévole, président, directeur ou membre du bureau d’une association et vous avez à réaliser des déplacements, organiser des réceptions, ou engager des frais pour le compte de votre association loi 1901 : il est important que vous utilisiez un modèle adéquat de note de frais.

Une note de frais est un tableau faisant état des dépenses engagées à titre personnel pour le compte de l’association, et devant donner lieu à remboursement. Il s’agit le plus souvent d’un tableau récapitulatif mensuel.

Pour être remboursables, ces frais doivent être liés à l’activité de l’association, sans être “somptuaires”. Ils doivent être accompagnés de tous les justificatifs (tickets de caisse, factures, facturettes, notes de repas…).

Les contrôles fiscaux sont monnaie courante sur ce type de frais. Les contrôleurs vérifieront la réalité des frais, leur pertinence, et feront la chasse aux “faux frais”, c’est-à-dire aux rémunérations déguisées.

Voici quelques conseils et bonnes pratiques concernant la gestion de vos notes de frais association :

  • les dépenses doivent avoir été effectuées au service de l’objet social associatif,
  • concernant les frais kilométriques, ils peuvent être remboursés sur justificatif des tickets d’essence ou de façon forfaitaire, c’est-à-dire par l’application d’une indemnité au kilomètre parcouru (cf. le barème légal),
  • en cas de présence d’invités à un repas, il est important de préciser le nom et la qualité des invités, sur la note de frais ou directement sur le ticket de restaurant.

Pour vous faciliter la tâche, nous avons conçu un modèle de note de frais association gratuit sur Excel, facile à compléter. Ce modèle est à télécharger plus bas. Profitez-en !

Voici donc un modèle note de frais association Excel.

Modèle note de frais association Excel : présentation.

Le modèle de note de frais association loi 1901 que nous vous proposons est un tableau Excel très simple à prendre en main.

Le document comporte un onglet pour chaque mois. En tête de chaque onglet, vous devrez compléter les cases bleues avec votre nom, le mois concerné ainsi que l’année, et éventuellement le montant de l’indemnité au kilomètre.

La saisie du mois et de l’année (liste déroulante) permet de mettre à jour le calendrier du tableau de saisie : vous pourrez ainsi saisir vos frais en face de chaque jour. Pour cela, entrez les montants dans les catégories concernées : transport en commun, essence, parkings, péages d’autoroute, repas, hôtel, affranchissement et frais de port et autres frais tels billets d’avion ou de bateau, achats de nourriture au supermarché, etc.

Les totaux par catégorie s’établissement au bas du tableau. Le montant global à rembourser apparaît. Il est aussi possible de faire ressortir la TVA si votre association est assujettie à cette taxe.

L’opération est à répéter pour chaque mois. Le dernier onglet présente un tableau récapitulatif de tous les frais de l’année, pour votre comptabilité associative.

Ainsi, vous pourrez faire l’état de tous vos frais de façon claire et professionnelle !

A présent, téléchargez votre modèle note de frais association Excel.

Téléchargez votre modèle note de frais association Excel.

Cliquez ci-après pour télécharger votre modèle note de frais association Excel, c’est immédiat, gratuit et sans inscription :

Extrait du document à télécharger :

Modèle de note de frais association Excel

D’autres modèles de documents pour les associations.

Vous trouverez dans la catégorie “association” de ce site internet un ensemble de documents Excel conçus sur mesure pour les organisations à but non lucratif.

En voici quelques exemples :

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