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Lier deux tableaux Excel : comment faire ?

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Lier deux tableaux Excel : comment faire ? Comment regrouper 2 feuilles Excel avec une colonne commune ? Comment fusionner deux tableaux avec RECHERCHEV ? Démonstration à travers un exemple simple à télécharger.

Lier deux tableaux Excel est un exercice fréquent au sein des entreprises, des administrations ou des collectivités : il s’agit de rapprocher des valeurs afin de pouvoir constituer des bases de données complètes et effectuer des analyses pertinentes.

Il s’agit donc de rapprocher des informations qui se trouvent sur des tableaux, des onglets, des feuillets ou des documents différents, alors même que ces informations présentent des points communs. Il s’agit encore de créer une table de correspondance associant des valeurs provenant de sources différentes, et qu’il semble intéressant de croiser.

La constitution d’une base de données saine et complète permettra d’effectuer des analyses pertinentes, par exemple en utilisant un outil de business intelligence tel le tableau croisé dynamique.

Nous allons voir dans cet article comment regrouper 2 feuilles Excel avec colonne commune, c’est-à-dire fusionner deux tableaux ou encore lier plusieurs tableaux de données Excel.

Il faudra pour cela utiliser la fonction RECHERCHEV pour créer une relation entre deux tables différentes.

Si l’utilisation de la RECHERCHEV est plutôt simple, nous allons voir qu’il faudra dans la plupart des cas vérifier et retraiter certaines données sources afin que la table de correspondance fraichement créée ne présente pas d’erreur ou d’incohérence.

Voici donc comment lier deux tableaux Excel et créer une table de correspondance.

Lier deux tableaux Excel avec RECHERCHEV.

Pour lier deux tableaux Excel, il convient tout d’abord de partir du tableau le plus complet (qui constituera donc notre nouvelle base) auquel on accolera les informations rapatriées du second tableau.

Pour rapatrier les informations du second tableau, le plus simple sera d’utiliser la fonction RECHERCHEV. Nous allons le voir, cette fonction permet de récupérer les données selon une correspondance.

Mais avant toute chose, posez-vous la question de savoir sur quelle colonne va se faire la correspondance. Choisissez une colonne qui se retrouve sur les deux tableaux, et dont vous jugez les informations fiables, c’est-à-dire concordantes. Cette colonne sera la clé de votre correspondance.

Prenons l’exemple ci-dessous :

Lier deux tableaux Excel table de correspondance

Dans cet exemple, la colonne-clé est le numéro client. C’est sur cette colonne que s’établira la correspondance. C’est une colonne fiable car le numéro client est unique. La création du tableau lié permettra de rapatrier l’information du “pays” car il se trouve que l’on souhaiterait faire une analyse du chiffre d’affaires par pays.

L’utilisation de la RECHERCHEV.

Dans l’exemple ci-dessus, la fonction RECHERCHEV s’applique sur la colonne grisée, qui est donc une colonne rajoutée. Elle se construit de la manière suivante :

=RECHERCHEV ( valeur commune ; tableau dans le lequel rechercher cette valeur commune ; numéro de colonne de la valeur correspondante que l’on souhaite rapatrier ; 0)

Autrement dit, dans notre exemple :

=RECHERCHEV ( numéro client ; tableau2 ; 4 ; 0)

C’est en effet dans la quatrième colonne du tableau 2 que l’on souhaite trouver la valeur “pays” qui correspond au numéro client concerné. C’est cette valeur “pays” que l’on souhaite rapatrier.

Remarque : la formule se termine par un ; 0 pour indiquer que l’on recherche la valeur correspondante exacte.

A présent, voici comment lier deux tableaux Excel à travers un exemple gratuit à télécharger.

Lier deux tableaux Excel : exemple à télécharger.

Cliquez ci-après pour télécharger un exemple, c’est immédiat, gratuit et sans inscription :

Résolution des problèmes relatifs à la création d’une table de correspondance.

La méthodologie que nous venons de présenter n’est pas fiable à 100%. Des erreurs peuvent apparaître sous la forme de #N/A dans la colonne contenant la formule RECHERCHEV.

Si cette erreur apparaît, cela peut signifier deux choses :

  • que la valeur correspondante n’existe pas : dans ce cas, il faudra la créer et la rajouter manuellement dans le tableau 2,
  • que la valeur correspondante n’est pas tout à fait identique à la valeur source. Par exemple, la correspondance entre “Ile-de-France” et “Île de France” ne pourra pas se faire correctement du fait de l’accentuation et des tirets. Il faudra donc retoucher manuellement toutes les données, ou mieux, faire un RECHERCHER-REMPLACER. Les formats de cellule peuvent aussi poser problème dans certains cas.

Si après avoir retouché toutes les imperfections, vous obtenez encore des valeurs en erreur, et si vous souhaitez les masquer, vous pouvez réappliquer sur la colonne la formule RECHERCHEV augmentée d’une formule SI ESTERREUR. Autrement dit, vous pourrez forcer l’affichage d’une valeur neutre ou vide en cas d’erreur.

La formule serait alors la suivante :

=SI ( ESTERREUR ( RECHERCHEV ( numéro client ; tableau2 ; 4 ; 0) ; “” ; RECHERCHEV ( numéro client ; tableau2 ; 4 ; 0))

Autrement dit : si la formule est en erreur, afficher “blanc” sinon afficher le résultat de la formule.

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